Die Kanzlei fragt nach einer Rechnung. Im Unternehmen ist bekannt, wofür die Ausgabe war, aber die Erklärung steckt in einer E-Mail und der Beleg liegt in einem anderen Ordner. Solche kleinen Unterbrechungen summieren sich, besonders wenn die Buchhaltung neben dem Tagesgeschäft erledigt wird.
Aus unserer Sicht lohnt sich bei KI deshalb ein Blick auf die Vorbereitung der Übergabe. Dort treffen Unterlagen und Wissen aus dem Unternehmen zusammen, das die Kanzlei für ihre Arbeit braucht.
Vorhandene Angaben zusammenführen
ChatGPT kann bereitgestellte Dateien auswerten und Informationen tabellarisch darstellen. Welche Dateitypen und Funktionen verfügbar sind, hängt unter anderem von Tarif und Einstellungen ab. Die OpenAI-Dokumentation erläutert diese Grundlage.
Eine mögliche Anwendung wäre eine Übersicht über bereits vorhandene Belegangaben. Besonders interessant wird sie, wenn neben dem Betrag auch eine betriebliche Erklärung gebraucht wird, etwa die Zuordnung einer Anschaffung zu einem Projekt. Das Unternehmen liefert den Hintergrund zur Ausgabe, ChatGPT hilft bei der Aufbereitung für die Kanzlei.
Verweise auf die Originalunterlagen machen die Übersicht für die Kanzlei brauchbar. Bei einer Rückfrage ist der passende Beleg direkt auffindbar.
Offene Fragen für die Kanzlei vorbereiten
Offene Fragen können bereits Teil einer gut vorbereiteten Übergabe sein. Wenn eine Frage verständlich formuliert und mit der passenden Unterlage verbunden ist, hat die Kanzlei die nötigen Informationen für ihre Antwort beisammen.
Denkbar wäre etwa eine Zusammenfassung der Stellen, an denen Angaben widersprüchlich sind oder eine Erklärung fehlt. Auf dieser Grundlage kann die Kanzlei die steuerliche Einordnung und Verbuchung klären.
Die OpenAI Academy für Finanzteams beschreibt ebenfalls, wie ChatGPT bei der Aufbereitung von Informationen und Rückfragen unterstützen kann.
Was vorhandene Belegsoftware bereits übernimmt
Vor einem zusätzlichen KI-Werkzeug lohnt sich ein Gespräch mit der Kanzlei. Möglicherweise gibt es bereits einen vereinbarten Übermittlungsweg mit Belegerfassung und Zuordnung.
Dext beschreibt beispielsweise spezialisierte Funktionen zur Erfassung und Erkennung möglicher Duplikate. Für die Auswahl lohnt sich ein Blick auf die Funktionen Ihrer bestehenden Software und die Schnittstellen, mit denen Ihre Kanzlei arbeitet.
ChatGPT erscheint uns als Ergänzung interessant, wenn Erklärungen aus verschiedenen Informationen entstehen sollen. Idealerweise fließen die Ergebnisse in den bereits vereinbarten Übermittlungsweg ein.
Was eine gute Übergabe ausmacht
Eine gute Übergabe enthält die benötigten Belege und die Erklärungen, nach denen die Kanzlei sonst nachfragen müsste. Das Ziel sind weniger Rückfragen und ein geringerer Gesamtaufwand auf beiden Seiten. Welche Übersicht dabei hilfreich ist, lässt sich am besten gemeinsam mit der Kanzlei festlegen.
Welche Unternehmensdaten im gewählten Werkzeug verarbeitet werden dürfen, gehört zur Einrichtung. Die österreichische Datenschutzbehörde bietet dazu Orientierung.
Wenn Ihre Hauptaufgabe das Ordnen vieler Dateien ist, lesen Sie auch unseren Überblick zu Claude Cowork.