Die Unterlagen sind da, nur noch nicht beisammen. Ein Teil liegt im Download-Ordner, manches wurde per E-Mail geschickt, anderes hat jemand im Projektordner abgelegt. Für die Übergabe an die Kanzlei muss erst jemand den Bestand zusammenstellen.
Bei dieser Arbeit geht es um Dateien und ihren Zusammenhang. Hier setzt die Idee eines Agenten an, der innerhalb erlaubter Zugriffe mehrere Arbeitsschritte übernehmen kann.
Dateien anhand ihres Inhalts ordnen
Anthropic beschreibt in der Claude Academy, wie Cowork Dateien anhand ihres Inhalts organisiert. Für Unternehmen wäre eine verwandte Aufgabe, Unterlagen für die Kanzlei zu sichten und ein verständliches Verzeichnis vorzubereiten.
Das könnte besonders dort helfen, wo Dateinamen wenig aussagen. Hinter „Scan_0042“ kann beispielsweise eine Rechnung stecken. Eine Bezeichnung mit Aussteller und Datum würde das Wiederfinden erleichtern; die Originaldatei liefert den Bezug für die Zuordnung.
Für eine dauerhaft übersichtliche Ablage hilft außerdem eine klare Vereinbarung, wer im Unternehmen welche Unterlagen beisteuert.
Vorhandene Unterlagen einer Anforderung zuordnen
Beim Jahresabschluss oder einer Wirtschaftsprüfung erhält das Unternehmen häufig eine Anforderungsliste, auch PBC-Liste genannt. Sie beschreibt, welche Unterlagen die Kanzlei benötigt.
Anthropic zeigt in einem Beispiel zur SOC-2-Prüfung, wie Cowork Dateien Anforderungen zuordnet. Daraus ergibt sich eine Idee für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Eine vorhandene PBC-Liste könnte als Grundlage dienen, um passende Unterlagen zusammenzustellen und offene Positionen sichtbar zu machen.
Offene Positionen zeigen, wo sich ein genauerer Blick lohnt. Vielleicht liegt die Unterlage noch in einem anderen Ordner oder die vorhandene Fassung betrifft das Vorjahr. Die Übersicht unterstützt dabei, diese Fragen vor der Übergabe zu klären.
Was ein weitergehender Agent übernehmen könnte
Dass sich zusätzliche Arbeitsschritte verbinden lassen, zeigt die Fallstudie zu Qonto. Dort beschreibt Anthropic integrierte Agenten für Finanzadministration, mit menschlichen Freigaben vor finanziell relevanten Aktionen.
Bei Qonto sind diese Agenten direkt in die Finanzanwendung eingebunden. Für eine vergleichbare Verbindung zwischen Cowork und einem Kanzleiportal wäre eine passende Anbindung nötig. Ob die Unterstützung bei der Dateivorbereitung endet oder bis zur Übergabe reicht, hängt daher auch von den eingesetzten Systemen ab.
Eine Übergabe, mit der die Kanzlei arbeiten kann
Am Ende zählt, ob die Unterlagen über den vereinbarten Kanal und in brauchbarer Form ankommen. Wir würden daher mit der Kanzlei abstimmen, welche Vorbereitung hilfreich ist und wie die Ergebnisse in ihre Arbeitsweise passen.
Bei der Einrichtung werden die zugänglichen Ordner und Anwendungen festgelegt. Laut den aktuellen Hinweisen von Anthropic laufen Cowork-Sitzungen in der Cloud; auch Inhalte aus freigegebenen lokalen Dateien werden auf Anthropic-Servern verarbeitet. Diese Verarbeitung gehört in die Entscheidung, welche Unterlagen zugänglich sein dürfen. Für die österreichische Datenschutzperspektive bietet die Datenschutzbehörde einen Einstieg.
Für Unternehmen, die vor allem Angaben und Erklärungen zusammenführen möchten, behandelt unser ChatGPT-Beitrag eine weitere Einsatzmöglichkeit.